Global procurement - Inkoop veranderingsproces.

                   Global Procurement en Inkoop professionalisering niet optimaal

Tijdens de startmanifestatie Programma Internationalisering Beroepsonderwijs zei minister Van der Hoeven
dat het bedrijfsleven van het begin af aan moet meedoen aan het creëren van internationale stages in het beroepsonderwijs. Uiteraard is internationale orientatie daarbij niet alleen voor stages binnen de vakgebieden inkoop en supply chain noodzakelijk, maar tevens voor senior professionals. Immers, als men op global niveau
wil functioneren moet men de talen spreken, de culturen doorgronden en aanvoelen, en een gezonde dosis creatief internationaal ondernemerschap tonen. Voor overheidsdiensten gelden inmiddels al dezelfde wetten,
al wordt dit bij Europese aanbestedingen van de overheid nog weinig toegepast. Hoe goed is uw Engels ?
Goed genoeg om, een bestek van een Europese aanbesteding in het Engels op te stellen, zodat u ook uw nationale leveranciers dwingt concurrerend aan te bieden ? En hoe goed is uw kennis van het Chinees ?
Als voormalig inkoopmanager en Directeur van het Procurementnetwerk.nl, adviseer ik inkoop en supply
chain professionals regelmatig om naast intensieve taalcursussen ook veel te gaan reizen, liefst alleen, om
ook op die manier aan hun talen en met name culturenkennis te werken. Vaak liggen er echter aan het niet optimaal functioneren op global of Europees niveau van een onderneming of overheidsorgaan - behalve
gebrek aan talen en cultuur kennis - ook een aantal procedurele of interne zaken ten grondslag. Hieronder
een vijftal situaties die er toe leiden dat ondernemingen of ministeries op Global of Europees niveau niet
optimaal functioneren, alsmede een aantal tips hoe men dit wellicht in de toekomst zou kunnen vermijden:

1. Uw wilt graag op Global niveau gaan inkopen, maar uw inkopers missen de juiste talen- of culturenkennis; Tip:
   Laat uw inkopers professioneel bijscholen in talenkennis, maar zeker in cultuurkennis. Wat in Nederland
   gewoonte is of als normaal wordt beschouwd, kan in het buitenland een geheel andere betekenis hebben
   of als onbeleefd worden ervaren. Zo gaat u in Spanje, Italie of Griekenland niet direct over zaken praten,
   maar eerst over de familie bij een warme maaltijd met een wijntje. Voor de Zuid Amerikaanse regio is dit
   niet anders. In Japan is het niet beleefd om elkaar direct in de ogen te kijken en dus moet u lichtelijk naar
   de grond of zijkant kijken. Is bijscholen niet voldoende kies dan voor locale adviseurs die u verder kunnen
   helpen.

2. De lijst van Preferred suppliers blijkt bij sommige bedrijven erg moeizaam aanpasbaar en er moeten veel
     bureaucratische regels worden overwonnen om naar een andere betrouwbare leverancier over te stappen; Tip:
    Uw procedure moet worden herschreven, of beter, u moet bewerkstelligen dat uw QA behalve een
    controlerende rol, ook een actieve rol vervuld in de verbetering van processen en de naleving van de
    QA regels. Kan dat zinnetje anders geformuleerd worden, opdat het even veilig is maar toch efficienter
    functioneert ? Maken we zaken niet onnodig gecompliceerd ? Of is de regel dat de QA manager na
    verzoek van de inkoper of inkoopmanager tot opvoering van een nieuwe leverancier binnen een week
    moet acteren, een oplossing ? Overleg en samenwerking tussen QA, inkoop of supply chain en engineering
    is hier onontbeerlijk, en ook logisch, immers allen zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit, maar de
    inkoopmanager of supply chain manager moet nog wel even de besparing boeken….

3. Inkopers en de inkoopmanager worden intern gedemotiveerd om over te stappen naar andere leveranciers, omdat
     andere (management)partijen dit maar een lastig traject vinden. Als het even moeilijk wordt, haakt men af, en de
     huidige leverancier is toch prima ? Tip:
    Vorm een multifunctioneel projectteam die veranderingen aandurft, als overstappen naar een andere
    leverancier of product omvangrijke veranderingen met zich meebrengt. Breng eerst in kaart wat dit zoal
    inhoudt voor de organisatie van de onderneming, maak dan pas de rekening op en beslis wat u gaat doen
    binnen welk tijdsbestek. Als u besluit te gaan veranderen, communiceer zaken intern dan duidelijk en
    efficient, liefst met een schriftelijke checklist die de veranderingen of nieuwe procedures stapsgewijs
    weergeeft.

4. U heeft een nieuwe inkoper en supply chain manager die kunnen en willen veranderen en verbeteren, maar uw
     interne personeel is daar nog niet aan toe, u moet een verandering bewerkstelligen; Tip:
    Creer vanaf het begin een duidelijke omslag in cultuur in de hoogste regionen in uw onderneming, en hou
    deze lijn strak aan. Blijf medewerkers die hun kop in de wind steken regelmatig aansporen tot positiviteit en
    veranderingsbereidheid. Wijs ze ook herhaaldelijk op het feit dat niet op de trein opstappen, uiteindelijk tot
    de trein missen leidt, maar vergeet niet vooral ook iets leuks voor het personeel te organiseren. Neem als
    het kan nog 1 of twee nieuwe proactieve en gemotiveerde medewerkers aan en laat uw inkoopmanager
    deze klus niet alleen klaren, maar klaar deze klus met het gehele MT. Problemen waar inkoop mee kampt
    vloeien vaak voort uit slecht gestructureerde of geplande bedrijfsprocessen van andere afdelingen die de
    interne aanvragen bij inkoop doen. Vaak heerst er een gebrek aan historisch en toekomstig overzicht
    van inkoop/gebruik van producten, dit moet eerst in kaart worden gebracht.

Meer weten over hoe u op Global niveau beter kunt acteren ? Neem contact op met Erwin Overdijk,
Managing Director, info@procurementadvies.nl © Erwin Overdijk, Managing Director, Procurementadvies.

                                                         Overzicht columns