Het inkoopproces bij collectieve inkoop

Bij collectieve inkoop loop je een stappenplan door wanneer je een aanvraag of order gaat aanvragen. Hier wordt uitgelegd wat deze stappen zijn en hoe deze in werking gaan.

Het stappenplan

Stap 1: Vinden van de juiste leverancier en het aanvragen van offertes

Bij collectieve inkopen worden de juiste leveranciers voor uw producten gezocht. Het kan namelijk zijn dat u opzoek bent naar een leverancier die uw producten kan leveren. Echter kan het ook zijn dat u al een vaste leverancier hebt maar ook benieuwd bent wat andere leveranciers kunnen aanbieden. Bij deze stap wordt gezocht naar de juiste leverancier met een passende offerte.

Stap 2: Bemonstering

Bij de ontwikkeling van een nieuw product is het van groot belang dat veranderingen duidelijk en snel worden door gecommuniceerd naar de leverancier. Met collectieve inkopen worden de taal- en cultuurbarrières weg genomen. Er wordt dan door één iemand het contact met de leverancier onderhouden en met deze contactpersoon wordt ervoor gezorgd dat monsters op de juiste bestemming aankomen. Hierdoor kun je spullen laten opslaan in een opslagruimte en wordt de transport van monsters van deur tot deur verzorgd door de collectieve inkopen organisatie.

Stap 3: Onderhandelingen

Bij het gebruik van een collectieve inkoop worden medewerkers gebruikt die beschikken over een goed inlevingsvermogen. Hierdoor worden belangen goed ingeschat van de klant. Dit geeft een luisterend oor en zo kan er met tact geanticipeerd worden en kunnen er goede concessies gedaan worden. Daarnaast zul je ook diplomatiek advies ontvangen over dergelijke mogelijkheden om een wederpartij tegemoet te komen. Zo wordt er op een gezamenlijke manier gezocht naar compromissen en creatieve oplossingen waardoor er een goed resultaat bereikt kan worden.

Stap 4: Plaatsen van een order en de opvolging

Na de onderhandelingen zal er voor gezorgd worden dat de papieren bij de juiste partijen aanwezig zijn om een productie in gang te zetten. Daarbij wordt u het hele proces gecontroleerd en begeleid en wordt er gecommuniceerd met de leveranciers. Daarnaast wordt het productieproces en levertijd bewaakt en worden er tussentijdse kwaliteitscontroles uitgevoerd. Verder worden er wekelijkse rapportages over de ontwikkelingen gestuurd van het product. Wanneer nodig, worden de verpakking van de producten, de scan van de nodige export documenten en het inladen van de producten in een container via beeldmateriaal gecommuniceerd met de klant.

Stap 5: De kwaliteitscontrole

Er worden ter plaatsen kwaliteitscontroles uitgevoerd waardoor er een hoogwaardig kwaliteit product wordt afgeleverd. Door middel van het gebruik van checklists die vastgelegd zijn door de klant kan worden vastgesteld of het product voldoet aan de wensen en eisen. De klant wordt hierover geïnformeerd via duidelijke rapportages. Een kwaliteitsrapportage wordt binnen 48 uur na inspectie gepresenteerd aan de klant. Het kan zijn dat er een beroep wordt gedaan op specialistische kennis zodat de klant verzekerd wordt van een product van hoge kwaliteit.

Stap 6: Logistiek

Vaak wordt bij een collectieve inkoop de kosten gedragen door de instantie. Hierdoor wordt de totale logistiek uit handen genomen en worden de artikelen voor uw deur afgeleverd. Daarnaast worden de producten verzekerd van de benodigde verzekeringen en douanepapieren.

Stap 7: After service

Na de levering is het natuurlijk van groot belang dat de relatie met leverancier stand houdt. Daarom worden contacten met de leveranciers onderhouden en wordt er gecontroleerd of de des betreffende leveranciers nog steeds aansluiten bij uw bedrijf.

Procurementnieuws brengt u inkoop nieuws, supply chain nieuws en business nieuws van gerenomeerde binnenlandse en buitenlandse mediaspelers. Naast het laatste inkoop nieuws, supply chain nieuws en videonieuws treft u tevens regelmatig een aantal inkoop columns op deze website aan.

Voor al uw vragen
Joep Lammers info@procurementnieuws.nl
Contactformulier